1.  Ходатайство о награждении (оформляется на бланке организации (органа администрации города) с указанием фамилии и номера телефона исполнителя).

• Для коллектива организации: — полное наименование организации (в соответствии с уставом);
  — основание для представления к награждению;
  — планируемые время и место вручения Почетной грамоты и Благодарственного письма.
• Для гражданина:
  — фамилию, имя, отчество и должность лица, представленного к награждению;
  — полное наименование организации (в соответствии с уставом);
  — основание для представления к награждению;
  — планируемые дату и место вручения Почетной грамоты и Благодарственного письма.

В случае представления к награждению двух и более граждан фамилии располагаются в алфавитном порядке.

2.Характеристика-представление, в которой содержатся:

• Для коллективов организаций:
  — сведения о выдвигаемом на награждение коллективе (полное наименование организации, дата создания, характеристика профиля деятельности) с описанием достижений и вклада в развитие города.
• Для гражданина:
  — сведения о кандидате, представленном к награждению (фамилия, имя, отчество, дата рождения, род занятий или характеристика выполняемой работы с указанием должности, стажа, основных этапов трудовой биографии, участия в общественной деятельности), с описанием заслуг, за которые предполагается наградить.