При наступлении события руководители предприятий, учреждений и организаций представляют в комиссию по чрезвычайным ситуациям района по месту нахождения предприятия, учреждения, организации, но не позднее 5 рабочих дней с момента возникновения события, следующие документы:

1. Письмо на имя заместителя главы администрации, начальника территориального управления администрации города по соответствующему району с обоснованием необходимости выделения бюджетных ассигнований резервного фонда;
2. Протокол заседания комиссии по чрезвычайным ситуациям, если комиссии созданы, приказ руководителя предприятия, учреждения, организации на ликвидацию события, если комиссии не созданы;
3. Акт обследования объекта;
4. Основные сведения о повреждении (разрушении) объекта (составляется на каждый объект в отдельности);
5. Справки страховых организаций (обязательному страхованию подлежат потенциально опасные объекты);
6. Справку службы гидрометеорологии и мониторинга окружающей среды о факте стихийного бедствия;
7.  Кино-, фотодокументы пострадавших объектов;
8. Первичные документы, подтверждающие произведенные расходы;
9. Смету с приложением соответствующих расчетов на запрашиваемую сумму.

Ксерокопии документов, не заверенные в установленном порядке, не принимаются и не рассматриваются.